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广东财经大学审计业务档案管理办法(试行)

文章来源:审计处发布时间:2021-02-05浏览次数:10

第一章  总  则

第一条  为规范学校审计档案管理工作,保证审计档案质量,有效保护和利用档案,根据《第2308号内部审计具体准则——审计档案工作》《广东财经大学档案管理办法》和《广东财经大学内部审计规定(试行)》,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称审计业务档案,是指审计部门和审计人员在审计实施过程中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。审计业务档案主要包括审计项目档案和审签档案。

第三条  本办法所称审计业务档案管理,是指审计部门对应纳入审计档案的材料进行收集、整理、立卷、移交、保管和利用等活动。

第四条  本办法适用于审计部门、审计人员及其所从事的内部审计活动。外部审计机构或人员接受学校委托、聘用,承办或者参与学校内部审计项目,应当遵守本办法。

 

第二章  一般原则

第五条  审计人员在审计实施结束后,应当及时收集审计档案材料,按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。

第六条  审计项目档案归档工作实行审计组长负责制。组长确定的立卷人应当及时收集审计项目材料,在审计项目终结后按立卷方法和规则进行归类整理,做到审结卷成、定期归档。

第七条  审计人员在项目档案立卷时,应当遵循按项目组卷、按性质分类、按单元排列原则。审计人员应当按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。

第八条  审计业务档案质量的基本要求是:审计业务档案材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循档案材料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。

第九条  审计业务档案管理工作在业务上接受省审计厅内部审计监督机构、省教育厅内部审计机构和学校档案管理部门的指导和监督。

 

第三章  审计业务档案

第十条  审计人员应当及时收集在审计项目实施过程中直接形成的材料,以及与审计项目有关的其他审计业务档案材料。

第十一条  审计人员应当根据审计业务档案材料的保存价值和相互之间的关联度,以审计报告相关内容的需要为标准,整理鉴别和选用需要立卷的审计业务档案材料,并归集形成审计业务档案。

第十二条  审计项目材料归档的范围:

(一)结论类材料:审计报告、审计报告征求意见稿、被审计对象的反馈意见等;

(二)证明类材料:审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等;

(三)立项类材料:审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等;

(四)备查类材料:审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第十三条  审计项目档案应当按照结论类材料、证明类材料、立项类材料、备查类材料四个单元进行排列:

(一)结论类材料,按逆审计程序、结合其重要程度予以排列;

(二)证明类材料,按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列;

(三)立项类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列;

(四)备查类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十四条  审计项目档案内每组材料之间的排列要求:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

第十五条  经济责任审计项目应归档的材料主要是:

(一)领导对审计事项的批示;

(二)审计委托书;

(三)审计方案;

(四)被审计单位和人员承诺书;

(五)审计通知书;

(六)审计工作底稿和调查记录;

(七)审计报告征求意见稿;

(八)被审计单位和人员对审计报告征求意见稿的反馈意见;

(九)审计报告正稿;

(十)审计意见书;

(十一)审计建议书;

(十二)审计整改报告;

(十三)其他有关材料。

第十六条  预算情况和决算审计、后续审计等专项审计应归档的材料主要是:

(一)领导对审计事项的批示;

(二)审计方案;

(三)被审计单位承诺书;

(四)审计通知书;

(五)审计工作底稿和调查记录;

(六)审计报告征求意见稿;

(七)被审计单位对审计报告征求意见稿的反馈意见;

(八)审计报告正稿;

(九)审计意见书;

(十)审计建议书;

(十一)审计整改报告;

(十二)其他有关材料。

第十七条  工程类审计项目应归档的材料主要是:

(一)领导对审计事项的批示;

(二)审计方案;

(三)被审计单位和人员承诺书;

(四)审计通知书;

(五)审计工作底稿和调查记录;

(六)审计报告征求意见稿;

(七)被审计单位和人员对审计报告征求意见稿的反馈意见;

(八)审计报告正稿;

(九)审计意见书;

(十)审计建议书;

(十一)审计整改报告;

(十二)立项批复文件;

(十三)中标通知书;

(十四)施工合同;

(十五)竣工验收报告;

(十六)结算审核报告;

(十七)其他相关资料。

第十八条  审签类的材料在档案归档时按业务类型,分年度归集为审计审签档案。

 

第四章  纸质审计档案的编目、装订与移交

第十九条 纸质审计档案主要包括下列要素:

(一)案卷封面;

(二)卷内材料目录;

(三)卷内材料。

第二十条  案卷封面应当采用硬卷皮封装。

第二十一条  卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制。

第二十二条  卷内材料应当逐页注明顺序编号。

第二十三条  纸质审计档案的装订应当符合下列要求:

(一)拆除卷内材料上的金属物;

(二)破损和褪色的材料应当修补或复制;

(三)卷内材料装订部分过窄或有文字的,用纸加宽装订;

(四)卷内材料字迹难以辨认的,应附抄件加以说明;

(五)卷内材料一般不超过200页装订。

第二十四条  审计人员(立卷人)应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中,其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第二十五条  审计人员(立卷人)完成归类整理,经项目负责人审核、档案管理人员检查后,按规定进行编目和归档,向学校档案管理部门办理移交手续。

 

第五章  电子审计档案的建立、移交与接收

第二十六条 审计部门可以为审计项目建立电子审计档案,应当确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。

第二十七条 学校可以建立电子审计档案接收平台,进行电子审计档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。

第二十八条  电子审计档案检验合格后办理交接手续,由交接双方签字;也可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

 

第六章  审计业务档案的保管和利用

第二十九条  立卷人完成审计业务档案归类整理,经审计项目负责人审核、档案管理人员检查后,档案管理人员按照学校规定,负责整理组卷,编排页号或件号,填写移交文件目录,按规定时间向学校综合档案管理部门移交。

第三十条  审计业务档案收集整理完备后,在次年5月底前完成归档工作,移交学校综合档案管理部门。

第三十一条 审计业务档案的保管期限为永久。

第三十二条  审计业务档案借用、查阅,一般限定在审计部门,审计部门以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计业务档案或者要求出具审计业务档案证明的,应经审计部门主要负责人审批,并根据学校档案管理的有关规定办理。

第三十三条  所有审计业务档案及文件副本在送学校综合档案管理部门前,由审计部门档案管理人员负责档案移交手续的登记工作。

第三十四条  损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的,由学校依照有关规定追究相关人员的责任;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

 

第七章  附  则

第三十五条  本办法自发布之日起施行。

第三十六条  本办法由审计处负责解释。